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OCTOPUS PMS

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Module für Hotelbooking

Hotelbooking kann mehrere Hotels in der gleichen Software bearbeiten. Der Smart Channel Manager stellt sicher, dass Buchungen von Online-Buchungsportalen wie Booking.com, Hotels.com, Expedia etc. automatisch in Hotelbooking aktualisiert werden. Channel Manager sorgt gleichzeitig dafür, dass alle Buchungsportale sowohl mit den Preisen als auch mit den verfügbaren Zimmern synchronisiert werden, sodass Überbuchungen vermieden werden.

Hotelbooking bietet einen flexiblen, visuellen Überblick über Zimmerbuchungen, Preise und Verfügbarkeiten mit einfacher Änderung der Zeitperioden und schneller Aktualisierung von z.B. Preisen. Das System bietet außerdem das Buchen von mehreren Zimmern an, Drag & Drop Verlegung von Zimmern, und CTRL-Drag um Buchungen zu kopieren und Zahler zu verwalten.

Die Software ist intuitiv und flexibel einsetzbar, und ermöglicht u.a. auch eine automatische Tischreservierung im Frühstücksraum und Blockierung von Räumen, Zimmergruppen oder des gesamten Hotels bei Renovierung etc.

Mit Hotelbooking erhalten Sie auch Ankunfts- und Abreiselisten, Gästelisten sowie E-Mails und Ausdrucke von Bestätigungen, Remindern und Rechnungen für Gäste in Dänisch, Englisch und Deutsch.

Die Software beinhaltet Berichte, Belegungsraten der Zimmer, Zimmergruppen und des gesamten Hotels, Buchungshistorie sowie Umsatzberichte -oft in Form von Pivot-Tabellen.

Das OCTOPUS Konferenz-System managet sämtliche Konferenzbedürfnisse. Die Software bietet Ihnen Überblick über selbst die komplexesten Konferenzen.

Erstellen Sie Konferenzen von A bis Z. Verbinden Sie bestimmte Räume und Locations, auch zu bestimmten Zeitpunkten, mit der Konferenz. Dies ermöglicht, dass ein gesamter Zeitplan über das Konferenz-System gesteuert und angepasst werden kann. Zusatzwünsche wie Konferenztechnik und Blumendekorationen können einfach hinzugefügt werden. Die Software bietet Ihnen außerdem einen guten Überblick über alle Zimmer und Hotelbuchungen im Zusammenhang mit der Konferenz. Darüber hinaus ermöglicht die Software auch Gesellschaftsverwaltung und bietet Aufgabenlisten mit Beschreibungen bezüglich gewünschter Servierzeitpunkte an. Ein intelligentes Werkzeug für die Personalplanung und das Aufgabenmanagement unter den Mitarbeitern.

Über das intelligente Salto/Vingcard Zutrittskontrollsystem, könne Sie Schlüsselkarten für Ihre Gäste erstellen – auch im Voraus. Schlüsselkarten funktionieren nur während des relevanten Zeitraums.

Senden Sie automatisch eine Zufriedenheitsumfrage an Gäste, die Sie besucht haben. Die Zufriedenheitsumfragen können nach Bedarf auf Dänisch, Englisch und Deutsch zugeschnitten werden. Die Fragebögen werden standardmäßig mit wenigen, kurzen, relevanten und überschaubaren Fragen für den Gast erstellt.

Online-Buchungen über die hoteleigene Website – gilt sowohl für Hotelzimmerbuchungen als auch für Pauschalangebote.

Die Housekeeping-App bietet einen automatischen Reinigungsstatus sämtlicher Zimmer an – auch bei “Bleiber“. Die intelligente Foto-Registrierung sorgt für eine schnelle Bearbeitung von Ad Hoc-Reparaturen und vergessenen Gegenständen. Über die App können auch Notizen an das Reinigungspersonal weitergeleitet werden und Minibar-Registrierungen vorgenommen werden. 

Die Housekeeping-App ermöglicht es, ganz einfach den Status aller Zimmer zu verfolgen – sowohl die Zimmer der Gäste, die abreisen als auch die der bleibenden Gäste.

Mit der App kann das Reinigungspersonal leicht erkennen, wo man mit der Reinigung anfangen kann, und welche Zimmer noch nicht verfügbar sind. Die Arbeitsgänge werden somit beschleunigt und die Zimmer schneller gereinigt.

Mit dieser intelligenten App haben Sie die Möglichkeit, Ihren Gästen einen besonders guten Service zu bieten – und als zusätzlichen Bonus sind Sie die Reinigungspläne in Papierform los.

Unsere Housekeeping-App ist intelligent weil:

  • Beim Auschecken der Gäste zeigt die elektronische Reinigungsliste sofort an, dass die Reinigung beginnen kann.
  • Das Personal kann regelmäßig überprüfen, ob die Zimmer sauber und bereit zum Einchecken sind. Dies erscheint sofort im System an der Rezeption – so haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, wartenden Gästen ihr Zimmer schneller anzubieten.
  • Die Fotoregistrierung ermöglicht das Dokumentieren von durchzuführenden Ad Hoc-Reparaturen – diese erscheinen auch im System an der Rezeption.
  • Vergessene Gegenstände können einfach mit einem Bild registriert werden, welches an die Rezeption weitergeleitet wird. Daraufhin kann die Rezeption mit dem früheren Gast Kontakt aufnehmen.
  • Den Status der Minibar sowie das Schreiben von Notizen können ganz einfach registriert werden.

Intelligente Aufgabenverwaltung in einem System integriert. Erstellen Sie Aufgaben bei Gastanfragen und leiten diese an relevante Mitarbeiter weiter.
E-Mails können automatisch als Aufgaben in das System eingegeben werden, die priorisiert und in der gesamten Organisation weitergeleitet werden.

Kunden-Themen ist ein softwarebasiertes Telemarketing-Werkzeug zur intelligenten Verwaltung und Pflege von Kundenkontakten und Canvassing-Listen, sowie zur Festlegung des relevanten Marktes und zur Erstellung von Pipelines. Die Software kann auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden. Die Datenbank enthält alle relevanten Kundeninformationen, wie Kontaktperson, Direktnummern, E-Mailadressen, Notizen, Reminder bei Wiederkontaktaufnahmen, Prioritätsangabe von Themen etc. Alle Informationen in der Datenbank können über die Suchfunktion abgerufen werden.

Integrierte Stundenregistrierung mit Anbindung an Excel. Jeder Mitarbeiter registriert seine Stunden über eine Homepage, die über PC und mobile Einheiten zugänglich ist.

Anlegen von weiteren Nutzern in OCTOPUS – auch mit verschiedenen Nutzertypen und -konten.

  • Der Gast kann beispielsweise alles über das Hotel, die Umgebung, Erlebnisse, Parkplätze, Angebote etc. lesen.
  • Der Gast kann auf einfache Weise personenbezogene Informationen wie E-Mail, Name und Rechnungsadresse ändern. Beim Speichern werden diese Informationen zur Buchung in OCTOPUS aktualisiert. 
  • Bei Gruppenbuchung können Sie aus dem Gästebuch sogar die Buchung in OCTOPUS mit Gästenamen aktualisieren.

Beispiele eines vollständigen Self-Service Ablaufes:
• Der Gast bucht bei booking.com für Ihr Hotel
• OCTOPUS sendet eine Bestellbestätigung per SMS/Mail an den Gast. Ein Link wird an das Gästebuch gesendet sowie ein Zahlungslink (falls die Buchung nicht bereits auf booking.com bezahlt wurde)
• Der Gast zahlt über den Zahlungslink einfach vom Handy aus
• Der Gast erhält eine Quittung und evtl. PIN-Code für den Hotelzugang sowie Information für den Zimmerzugang
• Bei der ersten Anwendung des PIN-Codes, wird automatisch eingecheckt
• Der Gast kann zusätzliche Dienstleistungen bestellen und über das Gästebuch bezahlen
• Der Gast kann selbst auschecken – steht noch ein Restbetrag offen, erfolgt die Zahlung vor dem Check-out per Handy
• Die Rechnung wird an das Gästebuch gesendet und der Gast kann diese dort aufrufen 

Dieses System kann u.a. ein vollständiges Self-Service-Konzept übernehmen, so dass Gäste mit Hilfe eines PIN-Codes selbst einchecken können. 

Erzielen Sie wertvolle Punkte bei Ihren Gästen. 
Für Ihre Gäste gibt es keinen Grund in einer Warteschlange zu stehen, um einen Zimmerschlüssel zu erhalten oder abzugeben – möglicherweise sind bereits Warteschlangen im Verkehr oder am Flughafen aufgetreten. Eine weitere Warteschlange möchte man seinen Gästen an der “Endstation“ nicht zumuten! 

Durch Integration und Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern von elektronischen Schließsystemen, erleben wir nur zufriedenere Kunden. Auch die Mitarbeiter sparen viel Zeit bei Verwaltungsaufgaben. 

Beispiele für klare Vorteile: 

  • Die Preise sind jetzt deutlich gesunken. 
  • Man spart Zeit an der Rezeption, z.B. bei der Schlüsselübergabe, Rechnungsausdrucke etc. 
  • Der Gast erhält morgens, am ersten Tag des Aufenthaltes, automatisch den Code. 
  • Tür-Codes können so eingestellt werden, dass sie erst nach Zahlung des Aufenthalts an den Gast gesendet werden. 
  • Haben Sie Räumlichkeiten, zu denen nicht jeder Zugang haben sollte? Geben Sie den Gästen persönlichen Zugang zu beispielsweise Fitness, Pool, Veranstaltungsräumen, Spielzimmern o.ä.  
  • Nach Erhalt kann der Gast seinen Code über das persönliche Gästebuch ändern (das System überprüft automatisch, ob der neue Code verfügbar ist).

 

Das Add-on-Modul ist nur durch die Vorstellungskraft begrenzt. Im OCTOPUS-System haben wir zum Beispiel die Angebotsform “Parken”. Bei der Buchung eines Aufenthaltes kann ein Parkplatz ausgewählt werden. Wenn keine Plätze mehr verfügbar sind, wird dies den nächsten Gästen nicht angeboten. 

Das Modul kann auch relevant sein, wenn Sie beispielsweise die Reservierung von Fahrrädern und Kanus, die Möglichkeit einer Massage, einen Rundgang oder den Kauf einer erfrischenden Flasche Champagner bei der Ankunft im Zimmer anbieten. 

Module für Kassenfunktion

Kassenfunktion enthält alle Funktionen, die eine moderne Kassensoftware benötigt, wie Barzahlung, Kreditkartenzahlung, Zahlung mit Mobilepay, Zahlung mit Gutschein, Rechnung, Rechnungen splitten und Kassenabstimmung.

Kassenfunktion bietet ein vollständig angepasstes Arbeitsfenster mit wahlfreiem Anlegen von Produkten, Farben, Produktgruppen und Preisen. Die Kassenfunktion ist intuitiv und flexibel bedienbar und bietet u.a. auch die Möglichkeit Änderungen von Texten und Preisen on the fly einzugeben.

Kassenfunktion kann auch drucken, speichern und Quittungen hochladen, Küchenbons und Rechnungen drucken, sowie Kassenberichte in Pivot-Tabellen darstellen.

Möglichkeit der vollständigen Integration mit e-conomic. 

Integrieren Sie das online e-conomic Buchhaltungssystem mit OCTOPUS, und die Bearbeitung und Buchung von Rechnungen und Belegen werden einfacher als je zuvor. Alle Zahlungen sind mit Kundenkonten verknüpft und alle und Rechnungen werden automatisch an Ihr e-conomic System bertragen. Positionen, Zahlungen, Kassenberichte und Rechnungen werden automatisch an Ihr e-conomic System übertragen. 

Lassen Sie OCTOPUS Ihr e-conomic Vertrag verwalten – und Sie werden jeden Monat Geld sparen
 Wir helfen Ihnen von Anfang – über OCTOPUS erhalten Sie einen vorteilhaften e-conomic Vertrag.

Integrieren Sie Ihr e-conomic- Buchhaltungssystem mit OCTOPUS, und die Bearbeitung und Buchung von Rechnungen und Belegen wird einfacher als je zuvor. Alle Zahlungen sind mit Kundenkonten verknüpft, und alle Positionen, Zahlungen, Kassenberichte und Rechnungen werden automatisch an Ihr e-conomic- System übertragen.

Wenn Sie dieses Modul kaufen, können Sie mit eine unbegrenzte Anzahl Währungen umgehen.

Erstellen und drucken Sie Geschenkgutscheine direkt in OCTOPUS. Wählen Sie Ablaufdatum, Betrag und Beschreibung und schreiben Sie einen persönlichen Text an den Empfänger. Alle Geschenkgutscheine sind mit eindeutiger ID ausgestattet. Mit diesem Modul können auch Geschenk- und Deal-Zertifikate von externen Partnern verwalten. 

Volle Kontrolle über alle Take Away-Bestellungen haben
Das Take Away Bestellsystem funktioniert als Online-Shop mit Ihren eigenen Produkten, in dem Ihre Kunden eine Bestellung aufgeben und diese direkt zum Restaurant versenden können. In der Bestellung kann u.a. angeben sein, ob die Bestellung online bezahlt wurde, ob es Sonderwünsche gibt und evtl. Lieferung.
Die Bestellung wird automatisch im Restaurant gedruckt.

Zusätzlich zum gewöhnlichen Take Away, kann das System auch in anderen Bereichen ideal sein:
– Z.B., wenn ein Hotelgast sein Frühstück auf sein Zimmer serviert haben möchte oder wenn man bei der Ankunft eine Flasche Sekt genießen möchte etc. Grenzen setzt nur Ihre Fantasie.

Das Take Away Bestellsystem ist natürlich vollständig in das OCTOPUS-System, wie Sie es kennen, integriert.

Das E-MENÜ ist schlicht und einfach Ihre Menükarte auf dem Handy Ihrer Gäste.
Mit dem Menü auf dem Handy Ihrer Gäste gibt es keine unnötige Wartezeit mehr, bevor bestellt werden kann. Die Gäste erhalten einen direkten Zugang zur Küche und zur Bar, sodass die Bestellung schnell erledigt wird und der Kellner mehr Zeit für den persönlichen Service hat. Für jeden Tisch wird ein QR-Code generiert, den die Gäste problemlos mit ihren Handys scannen können. Auf diese Weise gelangen Ihre Gäste zu Ihrer Menükarte in der alles mit Überschrift, Beschreibung, Text und Preis angegeben ist. Von hier aus können Bestellungen zur Küche weitergeleitet werden, eine zuverlässige und hygienefreundliche alternative zu der gedruckten Menükarte.

E-MENÜ aus vielen Gründen wählen
Mit unserem Sprachmodul können Gäste auswählen, in welcher Sprache sie das Menü lesen möchten. Derzeit wird eine automatische Übersetzung von 9 Sprachen (Dänisch, Englisch, Deutsch, Schwedisch, Norwegisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Türkisch) angeboten, und wir arbeiten daran, noch mehr Sprachen anzubieten. Außerdem können Gäste auf Wunsch Bilder Ihres Essens aufrufen – dies kann zu zusätzlichen Bestellungen inspirieren und falsche Bestellungen reduzieren.

E-MENÜ kann Ihren Bedürfnissen genau zugeschnitten werden
Wenn Sie besondere Menüs für die Tische im Freien anbieten möchten, können Sie ganz einfach neue QR-Codes erstellen, die nur diesen Tischen zugeordnet sind. Auch das Festlegen von Zeitintervallen für z.B.   Mittags- und Abendmenüs ist ganz einfach. Sie stellen die Zeit selbst so ein, dass beim Scannen zu einem bestimmten Zeitpunkt die richtige Menükarte angezeigt wird. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste z.B. abends kein Gericht aus Ihrem Mittagsangebot bestellen können. Sind Ihre Kellner mit einem Handy ausgestattet, können auch diese den QR-Code scannen und auf diese Weise die Bestellung aufnehmen. Somit wird immer noch persönlich bedient, aber man vermeidet die handgeschriebenen Notizen, die anschließend in das System eingegeben werden müssen.

E-MENÜ kann auch bei Gesellschaften verwendet werden
Wenn in Ihrem Haus eine geschlossene Gesellschaft zu Gast ist, bei der man sich auf einen anderen Preis und eine besondere Auswahl geeinigt hat, kann hierfür auch eine Menükarte angefertigt werden. Es ist z.B. von Vorteil, wenn der Gastgeber der Veranstaltung darum gebeten hat, dass nur Wasser, Bier und Wein zum Trinken serviert werden – dies sind dann die einzigen drei Dinge, die auf der Menükarte erscheinen, wenn Gäste den QR-Code zur Bestellung scannen.

  Module für Tischreservierung

Tischreservierung kann mehrere Restaurants, Bars und Konferenzräume in derselben Software verwalten. Das System bietet einen klaren und umfassenden Überblick über alle Bestellungen. Einschließlich der Reservierung von Tischen, Räumen, Locations – mit der Wahl der Anzahl von Erwachsenen, Kindern, Hochstühlen etc.

Das System ist flexibel einsetzbar und bietet u.a. das Überschreiben von Ereignissen, z.B. wenn das Restaurant zum Frühstück einen Tag geschlossen ist.

Das Modul verfügt über ein integriertes Event- Management für Jubiläen und Veranstaltungen und kann Firmen- und Tagespläne für alle Bestellungen drucken, welches den betreffenden Mitarbeitern einen klaren Überblick und Ausgangspunkt verschafft.

Mit dem System können Sie auch E-Mail/ SMS-Bestätigungen und Reminder an Gäste versenden, sowie Umsatzberichte erstellen – oft in Form von Pivot-Tabellen.

OCTOPUS erstellt eine Grundzeichnung des Restaurantinventars und bietet somit einen schnellen und flexiblen Überblick aller Tische. Tische lassen sich leicht verschieben, zusammenstellen und sich an ein Tagesprogramm anpassen, einschließlich verschiedener Veranstaltungen und
Bedienungsarten.

Senden Sie automatisch Zufriedenheitsumfragen an Gäste die Sie besucht haben. Die Zufriedenheitsumfragen können nach
Bedarf auf Dänisch, Englisch und Deutsch zugeschnitten werden. Die Fragebögen werden standardmäßig mit wenigen,
kurzen, relevanten und überschaubaren Fragen für den Gast erstellt.

Online-Tischreservierungen über die restauranteigene Website. Ereignisse können in einem bestimmten Raum platziert werden, so dass Buchungen für dieses Ereignis automatisch im korrekten Raum landen.